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你所不了解的會議策劃流程與實施工作
作者:鄭州演出公司      發布時間:2019/11/28 16:24:12

每到年底進行匯總報告,需要有人專門策劃會議的流程,怎樣才能開一個漂亮的會議?這需要提前安排好每個流程,細節,策劃好每個時間段會發生的時間,那胡浩時間的節奏,下面為大家分享會議策劃流程與實施工作。


會議策劃20191128162533.jpg


一、會議策劃的流程


1、 聯系


客戶有意向在會后與我們聯系,我們會要求對方提供盡可能詳細的一些計劃,以便于策劃和策劃方案。


2、 商務會議策劃


根據客戶會議的基本要求,策劃會議的基本方案:地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等。每個細節都必須考慮到顧客的容忍和滿意。


3、 方案提供


與客戶溝通基本策劃思路,并形成方案,使客戶在其所在單位進行記錄和審批;


4、 前期考察


在前期進行一些基本溝通后,客戶通常會選擇進行規劃方案的現場調查,并提供所有的協助;


5、 合約


檢查滿意后,簽訂合同,所有接待內容均寫入,詳細內容非常重要;雖然前面略顯笨重,但很多相關問題都得到了很好的解決。


6、 預付款


簽訂合同需要一定數額的預付款,這樣整個會議過程就會順利進行,因為酒店預訂需要預付款,汽車預訂也需要預付款;如果沒有預付款,我們的訂單隨時可能被取消;這是一個不可彌補的麻煩,特別是當會議次數為大的。


7、 預訂


這是我們必須認真做的事情之一,合同是與接待單位有關的預訂,預付款必須到位。


8、 接待


接待是整個會議的核心部分,包括接線機、會議安排、會議室安排、汽車安排、活動組織等。它應該嚴格按照合同來運作,當然,一些突發事件或者標準的增減也可以隨時調整。


9業務會議匯總和結算


在業務會議結束時,雙方認真總結會議情況,并核對各類文件,并嚴格按合同履行會計。


二、會議策劃的實施工作


1、會場預約


(1)根據需要,具體分析各種情況作出最完美的策劃。


(2)根據會議的級別,選擇會議舉辦地.


(3)根據會議對周邊環境的要求,為您確定具體舉辦地點。


(4)的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前為您預約。


2、負責會場的布局,設備安裝調試


(1)根據會議的具體情況,設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節。


(2)提供會議酒店所需要的所有設備,并提前安放在指定位置。


(3)提前調試好設備,并進行演練,確保會議的順利進行。


3、參會者的接送


根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛,將會提前在指定位置等待參會人員,把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。


4、參會者的餐飲


根據參會人員的喜好,預定各種形式的餐會:西餐、中餐、自助餐、宴會等等。


以上是關于會議策劃流程與實施工作,上述內容希望可以幫到大家。


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